Traçabilité de dossiers

Le challenge

Répondre à la demande d’une entreprise qui est dans la nécessité de gérer de nombreux dossiers physiques. Le flux de document est important (plus de 20 nouveaux dossiers / jour) et les dossiers « papier » circulent de bureau en bureau avant d’être archivés dans un local dédié.
Comment apporter une solution qui permette de localiser immédiatement un dossier et ne pas perdre un temps précieux à chercher et demander ?

Nos réalisations

Afin de répondre à cette demande, nous avons créé et déployé des applications utilisant des douchettes de code-barres. Chaque nouveau dossier obtient un code-barres qui lui est propre, ce code-barres est imprimé sur une étiquette collée sur le dossier et enregistré dans le logiciel. A chaque fois qu’un collaborateur traite un dossier il scanne le code barre (un clic) pour notifier qu’il se trouve chez lui.

L’application développée localise le collaborateur qui est en possession du dossier recherché, et  on peut ainsi toujours savoir où se trouvent les dossiers en traitement. De plus, les flux de dossier sont historisés afin de conserver la traçabilité de ces derniers.

Le temps ainsi économisé se transforme immédiatement en gain de productivité. Le dirigeant de l’entreprise a constaté un retour sur investissement au bout de 4 mois !

Cette réalisation s’adresse essentiellement à des activités nécessitant la manipulation régulière de dossier « papier » et pour qui la dématérialisation est difficilement envisageable (notaires, avocats, huissiers, cabinets comptables, cabinets médicaux …).